ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM
ƯU ĐIỂM
Excel là mềm phần mềm có thể cài đặt miễn phí, bạn không phải trả một đồng chi phí nào khi bạn muốn tạo một file quản lý kho trên Excel.
Bạn chỉ cần một chiếc máy tính có kết nối Internet có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho.
Bạn có thể làm được nhiều báo cáo, không bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/ chuyên gia xây dựng sẵn.
Bạn có thể thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
Có thể share cho nhiều người dùng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file Excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có Google Sheet để sử dụng tính năng này.
NHƯỢC ĐIỂM
Bước nhập liệu thủ sẽ dẫn đến sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí thời gian cho cửa hàng.
Dữ liệu không được bảo mật một cách chặt chẽ vì trong lúc làm việc, máy tính bị hỏng hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ dễ bị nhầm lẫn bởi khi sử dụng file Excel thông tin không được lưu trữ thống nhất trong 1 file đó đó sẽ bị ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.
Không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiếm cho kho mới có được số lượng chính xác để báo cáo với các bộ phận khác. Chính vì thế, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải chút khó khăn vì không nhập nhật thông tin kịp thời.
File Excel không có chức năng báo cáo kinh doanh vi khi xuất nhập tồn khi người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ doanh nghiệp không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây có lẽ là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng hóa.
